Meeting-Kosten korrekt berechnen — die Formel hinter dem Live-Counter

Die Grundformel

Die echten Kosten eines Meetings ergeben sich aus drei Faktoren:

Meeting-Kosten = Σ (Teilnehmer × Stundenlohn) × (1 + Lohnnebenkosten-Quote) × Dauer in Stunden

Beispielrechnung

Ein 60-Minuten-Termin mit 8 Personen: 6 Mid-Level (38 €/h), 1 Senior (52 €/h), 1 Manager (65 €/h).

• Brutto-Stundenkosten: 6 × 38 + 1 × 52 + 1 × 65 = 345 €/h
• Mit 30 % Lohnnebenkosten-Aufschlag: 345 × 1,30 = 448,50 €/h Vollkosten
• Auf 60 Minuten: 448,50 € für das eine Meeting

Findet dieses Meeting wöchentlich statt: 448,50 × 46 Arbeitswochen = ~20 600 €/Jahr. Allein dieses eine Meeting.

Was muss in den Stundenlohn?

Der reine Bruttostundenlohn (das, was beim Arbeitnehmer auf der Lohnabrechnung steht) ist nur die halbe Wahrheit. Aus Arbeitgebersicht zählen die Vollkosten:

• + ~21 % Sozialabgaben Arbeitgeberanteil (KV, RV, AV, PV, Unfall)
• + ~5 – 10 % Overhead (Bürofläche, IT, Strom, Software-Lizenzen, Equipment)
• = Faustregel 30 % Aufschlag auf den Bruttostundenlohn

Bei reinen Selbständigen oder externen Freelancern entfällt der Sozialabgaben-Anteil — Sie können den Aufschlag dort auf 0 % setzen.

Wie kommt man auf den Stundenlohn?

Faustformel: Bruttojahresgehalt geteilt durch 1 700 Jahresarbeitsstunden. Diese 1 700 Stunden sind das übliche Mittel (52 Wochen × 40 h minus Urlaub und Feiertage):

• 40 000 € Jahresbrutto → ~24 €/h
• 65 000 € → ~38 €/h
• 90 000 € → ~53 €/h
• 120 000 € → ~71 €/h
• 200 000 € → ~118 €/h

Was die einfache Formel nicht erfasst

• Vorbereitungszeit: Pro Person fallen oft 10 – 30 Minuten Vorbereitung pro Meeting an. Bei 8 Personen sind das schnell 2 zusätzliche Personenstunden.
• Kontextwechsel-Kosten: Forschung zeigt: nach einer Unterbrechung braucht ein Wissensarbeiter ~23 Minuten, um wieder voll produktiv zu sein. Ein 30-min-Termin kostet effektiv 53 min Bindung.
• Nachbereitung: Notizen schreiben, Tasks anlegen, Folge- gespräche — oft genauso viel Zeit wie das Meeting selbst.
• Opportunitätskosten: In der Meeting-Stunde wurde nichts Anderes geliefert. In wertintensiven Rollen ist das oft der größte Posten.

Faustregel für ehrlichere Zahlen: Verdoppeln Sie die Meetingdauer im Rechner. Ein „60-min-Termin“ kostet realistisch wie ein 120-min-Termin in der Vollkostenrechnung.

Wie der Live-Counter funktioniert

Der Counter rechnet die Vollkosten pro Stunde durch 3 600, um den Sekundenwert zu bekommen. Bei 448,50 €/h sind das 0,1246 € pro Sekunde — also rund 12 Cent pro Sekunde, ~7,50 € pro Minute. Das tickert in Echtzeit während des Meetings.

Effekt: was sonst eine abstrakte Jahreszahl wäre, wird zur konkreten, spürbaren Tickrate. Im Raum projiziert führt das fast immer zu strafferer Diskussion.